Comment réussir une refonte de processus budgétaire

Dans de nombreux groupes, le processus budgétaire s'est complexifié progressivement.

Les fichiers se sont multipliés.

Les niveaux de détail ont augmenté.

Les équipes consacrent plusieurs semaines à collecter, consolider et contrôler des informations qui deviennent parfois obsolètes avant même la fin de l'exercice.

La tentation consiste alors à rechercher un nouvel outil.

Mais remplacer Excel par un EPM sans revoir le processus revient souvent à automatiser les difficultés existantes.

Une véritable refonte budgétaire commence donc par le métier.

Revenir à l'objectif du budget

Avant de revoir les outils, il faut comprendre ce que le management attend réellement du processus.

Le budget doit-il principalement servir à :

• fixer des objectifs ;
• allouer les ressources ;
• piloter les coûts ;
• anticiper le résultat ;
• mesurer la performance ;
• simuler différents scénarios ?

Ces usages peuvent coexister, mais ils ne nécessitent pas toujours le même niveau de détail.

Un budget extrêmement détaillé n'est pas nécessairement plus pertinent.

La première étape consiste donc à identifier les décisions que le processus doit permettre d'améliorer.

Cartographier le processus existant

Il est ensuite nécessaire de comprendre comment le budget est réellement produit.

Cette cartographie doit notamment identifier :

• les contributeurs ;
• les fichiers et outils utilisés ;
• les données nécessaires ;
• les étapes de validation ;
• les interfaces avec les systèmes existants ;
• les contrôles manuels ;
• les délais ;
• les principales difficultés.

Cette étape révèle souvent de nombreuses opérations sans réelle valeur ajoutée.

Par exemple :

• ressaisies ;
• multiples versions d'un même fichier ;
• contrôles identiques réalisés à plusieurs niveaux ;
• données déjà disponibles dans un ERP mais ressaisies manuellement ;
• niveaux de détail inutilisés par le management.

Définir les bons inducteurs de performance

Un bon processus budgétaire ne doit pas seulement extrapoler les dépenses de l'année précédente.

Il doit refléter les moteurs économiques de l'activité.

Ces inducteurs peuvent être, selon le secteur :

• volumes vendus ;
• nombre de clients ;
• effectifs ;
• jours travaillés ;
• prix moyens ;
• taux d'occupation ;
• nombre de projets ;
• mètres carrés ;
• volumes de production ;
• nombre de points de vente.

L'utilisation d'inducteurs permet de construire un budget plus compréhensible.

Elle facilite également les simulations.

Si le volume augmente de 10 %, quel est l'impact attendu sur le chiffre d'affaires, les ressources ou certaines charges ?

Le budget devient alors un véritable modèle de pilotage.

Challenger le niveau de détail

L'un des principaux leviers de simplification concerne la granularité.

Toutes les dépenses n'ont pas besoin d'être budgétées au niveau le plus fin.

Il est utile de distinguer :

• les postes stratégiques nécessitant une analyse détaillée ;
• les postes significatifs mais prévisibles ;
• les postes peu matériels pouvant être modélisés plus simplement.

Cette approche permet de concentrer le temps des contrôleurs de gestion sur les éléments réellement utiles au management.

Clarifier les rôles

Une refonte budgétaire nécessite également une gouvernance claire.

Pour chaque étape, il faut savoir :

• qui prépare ;
• qui challenge ;
• qui valide ;
• qui consolide ;
• qui arbitre.

Le contrôle de gestion ne doit pas être uniquement responsable de collecter les informations.

Son rôle doit progressivement évoluer vers l'analyse, le challenge et l'accompagnement des opérationnels.

Choisir l'outil après avoir défini le processus

Une fois le processus cible défini, la question de l'outil devient pertinente.

Les solutions EPM telles que Board, Oracle Hyperion, SAP Analytics Cloud ou d'autres plateformes permettent notamment :

• centralisation des hypothèses ;
• workflows de validation ;
• gestion des versions ;
• simulations ;
• consolidation ;
• reporting ;
• traçabilité.

Mais leur efficacité dépend directement de la qualité du processus métier défini en amont.

Prévoir la conduite du changement

Un nouveau processus budgétaire modifie souvent :

• les responsabilités ;
• les habitudes ;
• les calendriers ;
• les outils ;
• le niveau d'autonomie des managers.

Il est donc nécessaire d'accompagner les utilisateurs.

Cela peut passer par :

• ateliers ;
• documentation ;
• formation ;
• démonstrations ;
• support pendant les premières campagnes.

La réussite du projet ne se mesure pas uniquement au respect du planning de déploiement.

Elle se mesure également à l'utilisation réelle du nouveau processus.

Passer progressivement du budget au pilotage continu

Pour certaines organisations, la refonte constitue également l'occasion de compléter le budget annuel par un Rolling Forecast.

Le budget définit alors le cadre initial.

Le forecast permet d'actualiser régulièrement la trajectoire.

Cette combinaison apporte davantage de réactivité, notamment dans les environnements où l'activité évolue rapidement.

Les étapes d'une refonte réussie

Une démarche efficace peut être structurée en sept étapes :

1. comprendre les attentes du management ;
2. cartographier l'existant ;
3. identifier les irritants ;
4. définir le processus cible ;
5. sélectionner les inducteurs de performance ;
6. automatiser dans l'EPM ;
7. accompagner les utilisateurs.

La technologie intervient donc après la définition du modèle de gestion.

Chez Noutche Conseil, nous accompagnons les directions financières dans la structuration des processus budgétaires, la définition des indicateurs et la transformation des outils de pilotage.