Pourquoi vos dashboards ne sont pas utilisés

De nombreuses entreprises investissent dans Power BI, SAP Analytics Cloud, Tableau ou d’autres solutions de Business Intelligence. Quelques mois plus tard, les utilisateurs continuent pourtant à exporter les données dans Excel.

Pourquoi ? Parce qu’un dashboard n’est pas simplement un projet informatique. C’est avant tout un outil de pilotage métier.

Trop d’indicateurs

L’une des premières causes d’échec est la volonté de tout afficher. Un dashboard avec trente indicateurs semble complet, mais il devient rapidement difficile à lire.

Chaque écran devrait répondre à une question métier précise. Par exemple :

• Où en sommes-nous par rapport au budget ?
• Quelles activités expliquent l’écart de marge ?
• Quels clients représentent le principal risque ?
• Où se situent les dépassements de dépenses ?

Si la question n’est pas claire, le dashboard ne le sera probablement pas non plus.

Des KPI mal définis

Un même indicateur peut être interprété différemment selon les équipes. C’est particulièrement fréquent dans les organisations multi-entités.

Avant de construire le dashboard, il faut définir :

• la formule ;
• la source ;
• la fréquence de mise à jour ;
• le responsable de la donnée ;
• les règles de gestion.

L’harmonisation des KPI constitue souvent une étape plus importante que la construction graphique du tableau de bord.

Une donnée peu fiable

Même le meilleur design ne compense pas une donnée incorrecte. Si les utilisateurs constatent régulièrement des écarts avec leurs propres chiffres, ils cessent progressivement de faire confiance à l’outil.

La qualité des données doit donc être traitée dès le début du projet.

Un outil conçu sans les utilisateurs

Un dashboard construit uniquement par la Finance ou l’IT risque de ne pas répondre aux besoins des opérationnels.

Les utilisateurs doivent être associés très tôt :

• ateliers de cadrage ;
• prototypes ;
• tests ;
• retours utilisateurs ;
• ajustements.

Le rôle de l’AMOA est précisément de faire le lien entre le besoin métier et la solution technique.

Trop de sophistication

Les équipes n’ont pas toujours besoin de fonctionnalités complexes. Parfois, un tableau simple qui montre clairement trois écarts critiques est plus utile qu’une interface avec quinze filtres.

La technologie doit rester au service de la décision.

L’absence de conduite du changement

Mettre un dashboard en production ne signifie pas qu’il sera adopté.

Il faut également prévoir :

• formation ;
• documentation ;
• communication ;
• accompagnement ;
• clarification des nouveaux processus.

Un bon outil modifie souvent les habitudes de travail. Cette dimension doit être anticipée.

Commencer par la décision, pas par l’outil

Avant de choisir Power BI, Tableau ou SAP Analytics Cloud, il faut se poser une question plus simple : quelle décision voulons-nous améliorer ?

À partir de cette question, il devient beaucoup plus facile de définir :

• les KPI nécessaires ;
• les données ;
• le niveau de détail ;
• la fréquence ;
• le bon outil.

Chez Noutche Conseil, nous intervenons à la fois sur la définition des indicateurs, la structuration des données et la mise en place des solutions de pilotage.